איך מנהלים פרויקט בהצלחה?

מתחילים פרויקט ויש הרבה אנשי צוות? הסוד לניהול פרויקטים מוצלח

כשאתם מקימים פרויקט, מדובר בתהליך ארוך, מייגע, ומסובך, שבסופו של דבר – אתם מקווים שתראו פירות. פרויקט מוצלח הוא פרויקט שמנוהל בקפידה, כשהצוות עובדים יחד להקימו, וכל אחד יודע מה תפקידו. בפרויקט מוצלח הכל נעשה בצורה הטובה ביותר, החל מתכנון מדוייק, דרך שינויים ככל שהפרויקט מתקדם והצרכים מתבררים, וכלה בשלבי הקמה נכונים וניהול שוטף בצורה הנכונה. בעבר, ראשי צוות היו מכינים רשימות תפקידים על נייר, או מוסרים אותם בעל פה לעובדים, אך היום, בעידן המחשבים והאיטנרנט, אין סיבה שניהול פרויקט יהיה מסובך מדי, ולכן קיימות מערכות שונות לניהול פרויקטים, חלקם אפילו יודעות לדבר עברית דוגמת WIDIZ אשר נחשבת לאחת המערכות המובילות בתחומה.

מה כוללת מערכת ניהול פרויקטים?

מערכת ניהול פרויקטים כוללת בדרך כלל "תבנית" לשלב התכנון, אפשרות לניהול שוטף, מנגנון התראות, בקרה, ניהול מסמכים, הפקת והגשת דו"חות, וניהול שעות עבודה. חלקן כוללות מערכת לניהול משאבים, אפשרות לתקשורת חברתית, ניהול עלויות, וניהול פורטפוליו פרויקטים, ניהול מיילים והתכתבויות, סיכומי דיון, ניהול וכמובן, יש מערכות ניהול פרויקטים שכוללים גם אפשרות לבילינג והסכמים.

איך בוחרים מערכת ניהול פרויקטים?

בישראל קיימות מגוון של מערכות ניהול פרויקטים, ולכל פרויקט, ולכל חברה, מתאימה מערכת אחרת. לכן, לפני שאתם בוחרים מערכת ניהול פרויקטים חשוב לעשות חיפוש יסודי, לבקש המלצות, ולשאול על האפשרויות השונות. המטרה שלכם היא לראות מה הן היתרונות והחסרונות של כל מערכת ניהול פרויקטים, כדי שתוכלו לבחור את המערכת המתאימה ביותר לחברה שלכם ולפרויקט שלכם.

כשאתם בוחרים מערכת לניהול פרויקטים, חשוב לבחור במערכת שיש בה תמיכה. בדיוק כמו שאתם תומכים בצוות שלכם ובאנשים שעובדים יחד איתכם בפרויקט שלכם – אם תהיה תקלה במערכת, חשוב שתהיה לכם עזרה ותמיכה, ויהיה עם מי לדבר. כמו כן, כדאי מאד לוודא שמדובר במערכת ניהול פרויקטים מאובטחת – אתם לא רוצים שמישהו יפרוץ למערכת שלכם, ויראה את הפרטים של הצוות ושל הפרויקט.

יש מגוון רחב של מערכות לניהול פרויקטים, חשוב לבחור את המערכת הנכונה לכם ולפרויקט שלכם.